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同濟(jì)大學(xué) 采購管理系統(tǒng)

同濟(jì)大學(xué)歷史悠久、聲譽(yù)卓著，是中國最早的國立大學(xué)之一，是教育部直屬并與上海市共建的全國重點(diǎn)大學(xué)。經(jīng)過114年的發(fā)展，同濟(jì)大學(xué)已經(jīng)成為一所特色鮮明、在海內(nèi)外有較大影響力的綜合性、研究型、國際化大學(xué)，綜合實(shí)力位居國內(nèi)高校前列。

我司為同濟(jì)大學(xué)開發(fā)的采購管理系統(tǒng)，包括基建項(xiàng)目管理、申購管理、采購管理、合同管理、驗(yàn)收管理、供應(yīng)商管理、電商采購平臺、移動(dòng)端、系統(tǒng)管理等模塊。同濟(jì)大學(xué)采購與招標(biāo)管理辦公室網(wǎng)站：https://czb.#edu.cn/。

一、 基建項(xiàng)目管理

對基建項(xiàng)目建立信息庫，創(chuàng)建預(yù)立項(xiàng)階段計(jì)劃，包括前期準(zhǔn)備、勘察設(shè)計(jì)階段，建立各階段的任務(wù)清單，提交后進(jìn)行預(yù)立項(xiàng)審批。預(yù)立項(xiàng)審批通過后，創(chuàng)建正式立項(xiàng)階段計(jì)劃，包括施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收階段，建立各階段的任務(wù)清單，提交后進(jìn)行正式立項(xiàng)審批。采購申請時(shí)可提取基建項(xiàng)目的任務(wù)，系統(tǒng)可追蹤基建項(xiàng)目的任務(wù)執(zhí)行情況。

二、 申購管理

根據(jù)學(xué)校采購管理制度，分為4大類申購：設(shè)備申購、工程申購、材料/圖書申購、服務(wù)申購。每類申購都有個(gè)須知告知注意事項(xiàng)，看完后填寫申購單。每個(gè)填寫框都有相應(yīng)的填寫說明。

填寫完要采購的物資信息后提交審批，進(jìn)入審批流程。系統(tǒng)支持內(nèi)部消息、短信、微信通知，收到通知后，審批人可在系統(tǒng)里點(diǎn)擊消息直接審批，也可以點(diǎn)擊微信消息直接審批。申請人可查詢到本人的申購單及其進(jìn)展情況，部門領(lǐng)導(dǎo)可查詢到本部門的申購單及其進(jìn)展情況，經(jīng)費(fèi)卡負(fù)責(zé)人可查詢到本人負(fù)責(zé)的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的申購單及其進(jìn)展情況，主管部門、校領(lǐng)導(dǎo)可查詢到全校申購單及其進(jìn)展情況。

申購單審批完成后，如果經(jīng)費(fèi)卡號、金額等關(guān)鍵信息要變更，可填寫變更單，提交后由經(jīng)費(fèi)卡負(fù)責(zé)人等審批后，系統(tǒng)自動(dòng)變更信息。

三、 采購管理

申購單審批通過后，根據(jù)指定的采購方式組織采購。需要招標(biāo)的項(xiàng)目，由承辦人指定招標(biāo)代理公司后，由代理公司組織招標(biāo)，包括發(fā)布采購公告、確定投標(biāo)人、答疑澄清、組件評標(biāo)委員會、開標(biāo)評標(biāo)、確定采購結(jié)果、發(fā)放結(jié)果公告7個(gè)步驟。

進(jìn)口的項(xiàng)目由承辦人指定進(jìn)口代理公司，由進(jìn)口代理公司組織進(jìn)口，并填寫或上傳各個(gè)階段的重要資料，包括確定代理公司、簽訂合同、海關(guān)免稅申請函校辦已批復(fù)、海關(guān)免稅申請函已提交海關(guān)、海關(guān)免稅表已完成、已到貨、已驗(yàn)收7個(gè)階段。

四、 合同管理

需簽訂合同的項(xiàng)目，申請人上傳合同初稿，提交后由相關(guān)部門審批。合同分為貨物與服務(wù)合同、工程合同2大類，2類合同的審批流程不同。審批通過后可打印出合同用印審批表，把審批通過的合同文本生成帶有合同編號、二維碼的Pdf文件，可打印后進(jìn)行合同蓋章，掃描二維碼可查看合同基本信息。

合同有變更時(shí)，可申請合同變更，提交后可復(fù)制原合同信息，在原合同基礎(chǔ)上修改后重新提交審批。合同因各種原值要終止時(shí)可申請合同終止，填寫原因，提交審批后終止。

五、 驗(yàn)收管理

采購?fù)瓿珊笮杼顚戲?yàn)收單，才可去財(cái)務(wù)報(bào)銷。工程、材料/圖書、服務(wù)在本系統(tǒng)驗(yàn)收，設(shè)備需到學(xué)校設(shè)備管理系統(tǒng)驗(yàn)收，本系統(tǒng)可把采購數(shù)據(jù)推送給設(shè)備管理系統(tǒng)。填寫驗(yàn)收單時(shí)可提取申購單數(shù)據(jù)，只需補(bǔ)充完善到貨日期、發(fā)票號、存放地點(diǎn)等信息即可，提交后由相關(guān)人員審批，審批通過后可打印出驗(yàn)收單，憑驗(yàn)收單去財(cái)務(wù)報(bào)銷。

六、 電商采購平臺

電商采購平臺主要用于師生自行采購零星采購限額以下的物資，對接了資產(chǎn)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、電商平臺，實(shí)現(xiàn)零星采購、集中支付，師生只需挑選商品下單，填寫經(jīng)費(fèi)卡號付錢，到貨后確認(rèn)收貨，購買前無需墊錢，購買后無需報(bào)銷，方便了廣大師生，也減輕財(cái)務(wù)部門的工作量。

師生可免登錄進(jìn)入電商平臺，挑選商品下單后根據(jù)商品種類生成對應(yīng)的申購單，包括辦公用品、材料、設(shè)備等，填寫經(jīng)費(fèi)卡號后提交審批，提交時(shí)系統(tǒng)調(diào)用財(cái)務(wù)接口自動(dòng)凍結(jié)經(jīng)費(fèi)，經(jīng)費(fèi)不足不允許提交。審批通過后通過電商平臺發(fā)貨，到貨后申請人確認(rèn)收貨，設(shè)備還需推送資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收。每月定期對驗(yàn)收完成的訂單跟電商平臺進(jìn)行對賬結(jié)算，確認(rèn)無誤后財(cái)務(wù)付款。

七、移動(dòng)端

可集成學(xué)校移動(dòng)門戶、學(xué)校微信公眾號，可通過手機(jī)隨時(shí)隨地申請、查詢、審批等各類采購業(yè)務(wù)，方便廣大師生，提高工作效率。