同濟(jì)大學(xué)歷史悠久、聲譽(yù)卓著，是中國(guó)最早的國(guó)立大學(xué)之一，是教育部直屬并與上海市共建的全國(guó)重點(diǎn)大學(xué)。經(jīng)過114年的發(fā)展，同濟(jì)大學(xué)已經(jīng)成為一所特色鮮明、在海內(nèi)外有較大影響力的綜合性、研究型、國(guó)際化大學(xué)，綜合實(shí)力位居國(guó)內(nèi)高校前列。
我司為同濟(jì)大學(xué)開發(fā)的采購(gòu)管理綜合管理平臺(tái)，包括基建項(xiàng)目管理、申購(gòu)管理、采購(gòu)管理、合同管理、驗(yàn)收管理、供應(yīng)商管理、電商采購(gòu)平臺(tái)、移動(dòng)端、系統(tǒng)管理等模塊。
一、 基建項(xiàng)目管理
對(duì)基建項(xiàng)目建立信息庫，創(chuàng)建預(yù)立項(xiàng)階段計(jì)劃，包括前期準(zhǔn)備、勘察設(shè)計(jì)階段，建立各階段的任務(wù)清單，提交后進(jìn)行預(yù)立項(xiàng)審批。預(yù)立項(xiàng)審批通過后，創(chuàng)建正式立項(xiàng)階段計(jì)劃，包括施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收階段，建立各階段的任務(wù)清單，提交后進(jìn)行正式立項(xiàng)審批。采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)可提取基建項(xiàng)目的任務(wù)，系統(tǒng)可追蹤基建項(xiàng)目的任務(wù)執(zhí)行情況。
二、 申購(gòu)管理
根據(jù)學(xué)校采購(gòu)管理制度，分為4大類申購(gòu)：設(shè)備申購(gòu)、工程申購(gòu)、材料/圖書申購(gòu)、服務(wù)申購(gòu)。每類申購(gòu)都有個(gè)須知告知注意事項(xiàng)，看完后填寫申購(gòu)單。每個(gè)填寫框都有相應(yīng)的填寫說明。
填寫完要采購(gòu)的物資信息后提交審批，進(jìn)入審批流程。系統(tǒng)支持內(nèi)部消息、短信、微信通知，收到通知后，審批人可在系統(tǒng)里點(diǎn)擊消息直接審批，也可以點(diǎn)擊微信消息直接審批。申請(qǐng)人可查詢到本人的申購(gòu)單及其進(jìn)展情況，部門領(lǐng)導(dǎo)可查詢到本部門的申購(gòu)單及其進(jìn)展情況，經(jīng)費(fèi)卡負(fù)責(zé)人可查詢到本人負(fù)責(zé)的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的申購(gòu)單及其進(jìn)展情況，主管部門、校領(lǐng)導(dǎo)可查詢到全校申購(gòu)單及其進(jìn)展情況。
申購(gòu)單審批完成后，如果經(jīng)費(fèi)卡號(hào)、金額等關(guān)鍵信息要變更，可填寫變更單，提交后由經(jīng)費(fèi)卡負(fù)責(zé)人等審批后，系統(tǒng)自動(dòng)變更信息。
三、 采購(gòu)管理
申購(gòu)單審批通過后，根據(jù)指定的采購(gòu)方式組織采購(gòu)。需要招標(biāo)的項(xiàng)目，由承辦人指定招標(biāo)代理公司后，由代理公司組織招標(biāo)，包括發(fā)布采購(gòu)公告、確定投標(biāo)人、答疑澄清、組件評(píng)標(biāo)委員會(huì)、開標(biāo)評(píng)標(biāo)、確定采購(gòu)結(jié)果、發(fā)放結(jié)果公告7個(gè)步驟。
進(jìn)口的項(xiàng)目由承辦人指定進(jìn)口代理公司，由進(jìn)口代理公司組織進(jìn)口，并填寫或上傳各個(gè)階段的重要資料，包括確定代理公司、簽訂合同、海關(guān)免稅申請(qǐng)函校辦已批復(fù)、海關(guān)免稅申請(qǐng)函已提交海關(guān)、海關(guān)免稅表已完成、已到貨、已驗(yàn)收7個(gè)階段。
四、 合同管理
需簽訂合同的項(xiàng)目，申請(qǐng)人上傳合同初稿，提交后由相關(guān)部門審批。合同分為貨物與服務(wù)合同、工程合同2大類，2類合同的審批流程不同。審批通過后可打印出合同用印審批表，把審批通過的合同文本生成帶有合同編號(hào)、二維碼的Pdf文件，可打印后進(jìn)行合同蓋章，掃描二維碼可查看合同基本信息。
合同有變更時(shí)，可申請(qǐng)合同變更，提交后可復(fù)制原合同信息，在原合同基礎(chǔ)上修改后重新提交審批。合同因各種原值要終止時(shí)可申請(qǐng)合同終止，填寫原因，提交審批后終止。
五、 驗(yàn)收管理
采購(gòu)?fù)瓿珊笮杼顚戲?yàn)收單，才可去財(cái)務(wù)報(bào)銷。工程、材料/圖書、服務(wù)在本系統(tǒng)驗(yàn)收，設(shè)備需到學(xué)校設(shè)備管理系統(tǒng)驗(yàn)收，本系統(tǒng)可把采購(gòu)數(shù)據(jù)推送給設(shè)備管理系統(tǒng)。填寫驗(yàn)收單時(shí)可提取申購(gòu)單數(shù)據(jù)，只需補(bǔ)充完善到貨日期、發(fā)票號(hào)、存放地點(diǎn)等信息即可，提交后由相關(guān)人員審批，審批通過后可打印出驗(yàn)收單，憑驗(yàn)收單去財(cái)務(wù)報(bào)銷。
六、 電商采購(gòu)平臺(tái)
電商采購(gòu)平臺(tái)主要用于師生自行采購(gòu)零星采購(gòu)限額以下的物資，對(duì)接了資產(chǎn)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、電商平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)零星采購(gòu)、集中支付，師生只需挑選商品下單，填寫經(jīng)費(fèi)卡號(hào)付錢，到貨后確認(rèn)收貨，購(gòu)買前無需墊錢，購(gòu)買后無需報(bào)銷，方便了廣大師生，也減輕財(cái)務(wù)部門的工作量。
師生可免登錄進(jìn)入電商平臺(tái)，挑選商品下單后根據(jù)商品種類生成對(duì)應(yīng)的申購(gòu)單，包括辦公用品、材料、設(shè)備等，填寫經(jīng)費(fèi)卡號(hào)后提交審批，提交時(shí)系統(tǒng)調(diào)用財(cái)務(wù)接口自動(dòng)凍結(jié)經(jīng)費(fèi)，經(jīng)費(fèi)不足不允許提交。審批通過后通過電商平臺(tái)發(fā)貨，到貨后申請(qǐng)人確認(rèn)收貨，設(shè)備還需推送資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收。每月定期對(duì)驗(yàn)收完成的訂單跟電商平臺(tái)進(jìn)行對(duì)賬結(jié)算，確認(rèn)無誤后財(cái)務(wù)付款。
七、 移動(dòng)端
可集成學(xué)校移動(dòng)門戶、學(xué)校微信公眾號(hào)，可通過手機(jī)隨時(shí)隨地申請(qǐng)、查詢、審批等各類采購(gòu)業(yè)務(wù)，方便廣大師生，提高工作效率。
該項(xiàng)目，建立了全校統(tǒng)一的采購(gòu)管理信息平臺(tái)，為教職工提供一站式的采購(gòu)服務(wù)，方便教職工辦理業(yè)務(wù)；采購(gòu)全生命周期管理，包括申購(gòu)、審批、招標(biāo)、合同、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，一鍵查看所有資料。為各個(gè)計(jì)劃歸口管理部門提供了采購(gòu)計(jì)劃管理平臺(tái)；強(qiáng)化了部處間及處內(nèi)各科室業(yè)務(wù)的銜接協(xié)作，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共建共享，減少重復(fù)工作，提高了采購(gòu)業(yè)務(wù)辦理的信息化程度，從而降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率；通過采購(gòu)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)登記，保證全校設(shè)備資產(chǎn)采購(gòu)情況的實(shí)時(shí)性和有效性，可為學(xué)校有關(guān)部門管理決策提供依據(jù)。
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