西安電子科技大學(xué)是以信息與電子學(xué)科為主，工、理、管、文多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展的全國(guó)重點(diǎn)大學(xué)，直屬教育部，是國(guó)家“優(yōu)勢(shì)學(xué)科創(chuàng)新平臺(tái)”項(xiàng)目和“211工程”項(xiàng)目重點(diǎn)建設(shè)高校之一、國(guó)家雙創(chuàng)示范基地之一、首批35所示范性軟件學(xué)院、首批9所示范性微電子學(xué)院、首批9所獲批設(shè)立集成電路人才培養(yǎng)基地和首批一流網(wǎng)絡(luò)安全學(xué)院建設(shè)示范項(xiàng)目的高校之一。2017年學(xué)校信息與通信工程、計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)入選國(guó)家“雙一流”建設(shè)學(xué)科。
隨著近年來外事交往不斷深入，師生與國(guó)（境）外交流日益頻繁，互訪人數(shù)逐年遞增，交流項(xiàng)目不斷增長(zhǎng)，致使學(xué)校外事、港澳臺(tái)管理和服務(wù)業(yè)務(wù)量逐年增多，外事管理系統(tǒng)建設(shè)已成當(dāng)務(wù)之急。
學(xué)校面臨下列問題亟待解決：
l 數(shù)據(jù)信息量大，紙質(zhì)不易保存和查找統(tǒng)計(jì)；
l 各業(yè)務(wù)口之間相互獨(dú)立，協(xié)同工作難，重復(fù)性工作多；
l 數(shù)據(jù)采集缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不同部門之間數(shù)據(jù)甚至出現(xiàn)多個(gè)版本；
l 工作人員數(shù)量有限，傳統(tǒng)的辦公手段通常是采用紙張表單，手工傳遞的方式，遞交相關(guān)人員審核、簽字、蓋章，最終進(jìn)行歸檔，難以滿足現(xiàn)代化管理的需求，嚴(yán)重影響管理和服務(wù)效率，阻礙改革發(fā)展進(jìn)程。
在西安電子科技大學(xué)的外事綜合管理服務(wù)平臺(tái)項(xiàng)目中，我司根據(jù)學(xué)校需求，針對(duì)師生辦事難，管理效率低等現(xiàn)實(shí)問題，按照“材料最少、流程最簡(jiǎn)、效率最高”的原則，量身定制了包括因公出國(guó)（境）管理子系統(tǒng)、境外來訪團(tuán)組管理子系統(tǒng)、學(xué)生國(guó)際交流項(xiàng)目管理子系統(tǒng)、外國(guó)人來華工作管理子系統(tǒng)、合作伙伴及協(xié)議管理子系統(tǒng)、禮品管理子系統(tǒng)、外事文件管理子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析及系統(tǒng)管理子系統(tǒng)、統(tǒng)一身份認(rèn)證子系統(tǒng)等系統(tǒng)功能模塊，采用學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)身份數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲(chǔ)，統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)全校各應(yīng)用的單點(diǎn)登錄，打破信息孤島，完成外事數(shù)據(jù)資源的歸集、共享、管理和交換，同時(shí)打通“PC端、移動(dòng)端”，方便師生“網(wǎng)上辦”“掌上辦”，相關(guān)功能比較契合校方的需求，也得到了校方的一致好評(píng)。
一、因公臨時(shí)出國(guó)（境）
針對(duì)復(fù)雜的出國(guó)（境）手續(xù)辦理環(huán)境，出訪管理政策的不斷調(diào)整，線下需要填寫繁雜且重復(fù)的表單等諸多問題在因公臨時(shí)出國(guó)（境）模塊中得到了很好的解決。師生可在線填寫因公臨時(shí)出國(guó)（境）申請(qǐng)，對(duì)于不同的情況的申請(qǐng)，如：需辦理簽證，參加線上國(guó)際會(huì)議，雙跨團(tuán)組等情況，可區(qū)別進(jìn)行申請(qǐng)，填寫過程中系統(tǒng)針對(duì)不同的辦理情況提供豐富的提示，智能化填寫表單，無需填寫額外的信息，系統(tǒng)可從日程安排中提取出訪國(guó)家（地區(qū)）、城市信息、經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)信息，一些個(gè)人基礎(chǔ)，出訪記錄，備案表等信息可從學(xué)校數(shù)據(jù)平臺(tái)或歷史填寫記錄中獲取無需重復(fù)填寫，支持代辦人代理填寫。系統(tǒng)提交后會(huì)實(shí)時(shí)顯示辦理進(jìn)度信息，審核消息會(huì)及時(shí)通過企業(yè)微信消息形式通知管理員，管理員通過移動(dòng)端或電腦端消息鏈接直接進(jìn)行審批，系統(tǒng)可實(shí)時(shí)對(duì)申請(qǐng)人進(jìn)行進(jìn)度反饋提醒，如審核通過提醒，行前教育預(yù)約提醒，總結(jié)提交提醒等；通過系統(tǒng)可生成校內(nèi)申請(qǐng)表、備案表、護(hù)照登記表、簽證辦理材料等多種申請(qǐng)材料。
因公臨時(shí)出國(guó)（境）主要包括：出國(guó)（境）年度計(jì)劃申報(bào)、出國(guó)（境）申請(qǐng)、線上審批、出國(guó)（境）公示、行前教育管理、延期出訪管理、住宿費(fèi)超標(biāo)備案管理、出訪總結(jié)、查詢統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理功能。
二、學(xué)生國(guó)際交流項(xiàng)目管理
學(xué)生國(guó)際交流項(xiàng)目主要分為國(guó)家公派項(xiàng)目、校際交流項(xiàng)目（線上項(xiàng)目，線下項(xiàng)目），由國(guó)合部管理員，研究生院管理員或各單位管理員通過系統(tǒng)發(fā)布項(xiàng)目，發(fā)布項(xiàng)目時(shí)可對(duì)可報(bào)名學(xué)生類型、可報(bào)名學(xué)院等條件進(jìn)行限制；學(xué)生可在線填寫報(bào)名信息，系統(tǒng)提供智能填寫表單，可直接通過學(xué)校數(shù)據(jù)平臺(tái)和歷史申請(qǐng)信息獲取基礎(chǔ)信息，可根據(jù)不同申請(qǐng)類型提供豐富的填報(bào)提醒，減少報(bào)名填寫的工作量。預(yù)審?fù)ㄟ^后學(xué)生可根據(jù)需要選擇需要參加的項(xiàng)目進(jìn)行派出審核，系統(tǒng)針對(duì)不同項(xiàng)目會(huì)對(duì)學(xué)生進(jìn)行實(shí)時(shí)提醒，如：線下項(xiàng)目提醒學(xué)生行前集訓(xùn)，補(bǔ)錄附件，境外簽到，返?？偨Y(jié)等。管理員對(duì)學(xué)生錄取、派出、境外打卡（線下項(xiàng)目），總結(jié)提交進(jìn)行管理；支持對(duì)學(xué)生交流項(xiàng)目進(jìn)行自定義查詢與統(tǒng)計(jì)。
三、來訪管理
來訪管理主要分為國(guó)際來訪管理，港澳臺(tái)來訪管理，主要由申請(qǐng)人提交來訪申請(qǐng)，登記來訪團(tuán)組信息（支持按照Excel模板導(dǎo)入），接待安排信息等信息，并上傳附件；可邀請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)參與接待；線上審核通過后，系統(tǒng)將自動(dòng)按照接待時(shí)間提前7天提醒申請(qǐng)人；申請(qǐng)人可通過系統(tǒng)上傳總結(jié)材料。管理員可對(duì)來訪接待進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計(jì)。
四、外籍教師來華工作管理
外籍來華工作管理主要分為外國(guó)人來華手續(xù)辦理（長(zhǎng)期外國(guó)高端人才A類，長(zhǎng)期外國(guó)專業(yè)人才B類（境外，境內(nèi)，轉(zhuǎn)聘），外國(guó)人來華簽證邀請(qǐng)函），外籍教師庫(kù)管理兩大管理模塊。學(xué)院外事干事可按照對(duì)應(yīng)專家手續(xù)辦理類型進(jìn)行提交專家信息，包括個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷等，支持工作許可通知，工作許可證，居留許可證證件上傳；入校手續(xù)辦理完成后系統(tǒng)將自動(dòng)將填報(bào)信息錄入至學(xué)校機(jī)構(gòu)庫(kù)中，系統(tǒng)可根據(jù)專家聘用合同，工作許可，居留許可證件進(jìn)行到期提醒；管理員可實(shí)時(shí)維護(hù)專家的基本信息、聘用信息和證件信息，同時(shí)支持學(xué)院提交的專家證件延期，注銷，補(bǔ)辦等申請(qǐng)。
五、合作協(xié)議管理
單位外事干事可填寫協(xié)議申請(qǐng)，上傳協(xié)議所需材料，相關(guān)部門在線審核；協(xié)議簽訂后，單位外事干事可將簽署掃描文件上傳至系統(tǒng)，并確認(rèn)協(xié)議簽署完成；
對(duì)于即將在3個(gè)月內(nèi)到期的合作協(xié)議，系統(tǒng)將自動(dòng)提醒管理員進(jìn)行續(xù)簽等業(yè)務(wù)的辦理；支持協(xié)議多條件查詢和統(tǒng)計(jì)。
六、合作伙伴管理
管理員可維護(hù)合作伙伴信息，支持合作協(xié)議，來訪管理，因公臨時(shí)出國(guó)（境），學(xué)生國(guó)際交流項(xiàng)目關(guān)聯(lián)；相關(guān)模塊申請(qǐng)完成后自動(dòng)進(jìn)入合作伙伴統(tǒng)計(jì)中；
七、外事紀(jì)念品管理
外事紀(jì)念品管理主要分為禮品庫(kù)管理，禮品申請(qǐng)，受贈(zèng)禮品管理主要模塊。管理員可添加禮品信息，供應(yīng)商信息，單價(jià)，數(shù)量等信息，同時(shí)可進(jìn)行入庫(kù)操作，并生成入庫(kù)記錄；申請(qǐng)人可線上根據(jù)禮品列表進(jìn)行提交申請(qǐng)，系統(tǒng)可自動(dòng)驗(yàn)證可申請(qǐng)數(shù)量，提交申請(qǐng)成功之后，可申請(qǐng)數(shù)量將自動(dòng)凍結(jié)該部分，支持管理員對(duì)申請(qǐng)禮品的品名和數(shù)量的調(diào)整；審核通過后管理員可記錄發(fā)放人，領(lǐng)用人等信息。
管理員可線上記錄受贈(zèng)禮品信息，支持受贈(zèng)禮品移交功能。
八、教師公派出國(guó)
教師公派出國(guó)主要分為出國(guó)研修項(xiàng)目申請(qǐng)，公派出國(guó)訪學(xué)申請(qǐng)兩個(gè)模塊，申請(qǐng)人通過線上提交申請(qǐng)，涉及到個(gè)人信息，系統(tǒng)會(huì)從學(xué)校數(shù)據(jù)平臺(tái)和歷史填寫數(shù)據(jù)中獲取出來，減少申請(qǐng)人不必要的填寫；支持全線上審批，申請(qǐng)人和管理員可實(shí)時(shí)查看辦理進(jìn)度；如遇特殊情況，支持線上提交延期回國(guó)申請(qǐng)，取消出國(guó)申請(qǐng)，并提交特殊情況說明；可按照不同條件統(tǒng)計(jì)和查詢公派出國(guó)情況。
九、外事駕駛艙
外事駕駛艙主要數(shù)據(jù)來源為外事綜合管理服務(wù)平臺(tái)，支持與學(xué)校數(shù)據(jù)平臺(tái)互通，打破信息孤島，與研究生院、本科生院、發(fā)規(guī)處、科研院、就業(yè)辦等部門數(shù)據(jù)互通，采用豐富的圖表，按照不同的統(tǒng)計(jì)維度，不同的展示模式，多樣化得展示各個(gè)業(yè)務(wù)模塊數(shù)據(jù)信息。支持?jǐn)?shù)據(jù)的互聯(lián)，點(diǎn)擊數(shù)字可查看對(duì)應(yīng)的列表；支持按照權(quán)重展示不同種類畫像，如按照各單位中外聯(lián)合發(fā)表論文數(shù)，國(guó)際期刊，留學(xué)生比例，院系出訪團(tuán)組數(shù)，全外語教學(xué)專業(yè)數(shù)等分配權(quán)重進(jìn)行計(jì)算；支持通過系統(tǒng)補(bǔ)錄數(shù)據(jù)；
我司開發(fā)的外事綜合管理服務(wù)平臺(tái)具有以下幾大特色：
1、貼合高校管理
本系統(tǒng)根據(jù)高校外事工作管理的特色、難點(diǎn)做了詳實(shí)的設(shè)計(jì)分析，將公司在多家成功使用高校的工作流程，管理經(jīng)驗(yàn)融入到項(xiàng)目中。系統(tǒng)不僅滿足了省、市外辦對(duì)高校的管理要求，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、申報(bào)，報(bào)表打印等要求，并為高校外事管理中遇到的問題提供切實(shí)可行的方案，提供豐富的統(tǒng)計(jì)圖表，輔助管理決策人員優(yōu)化管理模式，提高工作效率。
2、性能穩(wěn)定
因?yàn)橥馐戮C合服務(wù)平臺(tái)的使用者，涉及到出國(guó)在外的人員，需要外事系統(tǒng)提供全球化的服務(wù)，需要系統(tǒng)能夠支持7*24小時(shí)的無間斷的正常服務(wù)。我公司的外事綜合管理服務(wù)平臺(tái)使用分布式架構(gòu)，布設(shè)多個(gè)服務(wù)節(jié)點(diǎn)，保障了服務(wù)的穩(wěn)定性，且能達(dá)到無間斷的系統(tǒng)升級(jí)，為用戶使用帶來極大的便利。
3、流程配置靈活
系統(tǒng)自帶高效、可靈活配置的流程引擎，可由系統(tǒng)管理員根據(jù)單位情況配置各個(gè)業(yè)務(wù)的審批流程。
4、打印配置簡(jiǎn)便
管理員在現(xiàn)有的打印模板基礎(chǔ)上修改即可制作出打印的模板，管理員僅需掌握WORD、EXCEL工具，無需安裝額外工具即可完成打印模板的制作。
現(xiàn)在已經(jīng)合作的單位還有西南交通大學(xué)、南京師范大學(xué)、南京林業(yè)大學(xué)、中國(guó)政法大學(xué)、中國(guó)美術(shù)學(xué)院、河海大學(xué)、西北農(nóng)林科技大學(xué)、蘭州大學(xué)、哈爾濱工程大學(xué)、溫州醫(yī)科大學(xué)、中國(guó)藥科大學(xué)、福州大學(xué)、華僑大學(xué)、集美大學(xué)、福建農(nóng)林大學(xué)、溫州大學(xué)、浙江師范大學(xué)、上海第二工業(yè)大學(xué)、上海政法學(xué)院、上海電力大學(xué)、上海理工大學(xué)、上海應(yīng)用技術(shù)大學(xué)、魯東大學(xué)、煙臺(tái)大學(xué)、山東第一醫(yī)科大學(xué)、北京中醫(yī)藥大學(xué)、揚(yáng)州大學(xué)、武漢大學(xué)、石河子大學(xué)、西南石油大學(xué)、江蘇農(nóng)牧科技職業(yè)學(xué)院、金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院、上海市體育局等高校和單位。
久華公眾號(hào)
久華云報(bào)修平臺(tái)
久華云會(huì)議室預(yù)約
